RPS e a gestão tributária: estratégias para cumprir obrigações fiscais
Imagine a seguinte situação: sua empresa acaba de fechar um contrato milionário com um cliente e, para dar prosseguimento à transação, precisa emitir a nota fiscal imediatamente.
Quando a contabilidade vai fazer isso, problema à vista: o sistema de emissão de nota fiscal da Prefeitura está fora do ar.
E agora? Como proceder? Esperar o sistema voltar e emitir a nota? Correr o risco de ficar sem contrato e sem o cliente? Ou recorrer a algum outro procedimento?
Essa situação, apesar de hipotética, acontece com frequência no meio corporativo. É comum os sistemas da Prefeitura passarem por manutenção e/ou estarem fora do ar de vez em quando, em especial na virada dos meses, com a grande quantidade de acessos.
Nessas horas, você pode contar com o RPS para dar agilidade ao fechamento do contrato e ficar de cabeça tranquila.
Já ouviu falar nele? Se ainda não, é só continuar a leitura para entender melhor sobre essa importante ferramenta contábil, que pode salvar muitos negócios e garantir que a sua empresa continue a cumprir com suas obrigações fiscais.
O que é o RPS
O RPS é como é chamado o Recibo Provisório de Serviços.
Como o seu nome já adianta, ele é um documento provisório, que pode ser utilizado pelas empresas que emitem a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) quando estas não o conseguem fazer por algum motivo – sistema de emissão fora do ar, por exemplo, ou alguma outra intempérie como falta de luz ou internet.
O RPS também pode ser utilizado para empresas que precisam emitir uma grande quantidade de NFS-e, como estacionamentos ou academias.
Neste caso, a empresa responsável deverá enviar todos os RPS emitidos após determinado período de tempo de uma só vez, em um só lote, na operação conhecida como processamento por lote.
Para os demais casos, o Recibo Provisório de Serviços deve ser convertido em Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) em um período variável a depender das regras municipais da cidade onde a empresa atua.
Em São Paulo, por exemplo, o prazo é de dez dias. Já no Rio de Janeiro, o prestador do serviço tem até 20 dias.
Como é algo temporário, é imprescindível que as empresas façam isso para evitarem problemas com o Fisco.
Como gerar o seu RPS
Segundo as leis municipais, cada cidade e Prefeitura geram o RPS de uma forma, mas todos são numerados com sua respectiva série e lote.
Para gerar o seu, você pode colocar RPS + o nome da cidade onde a sua empresa atua no Google ou outro buscador na internet, e acessar um dos primeiros links que aparecerem.
Como é um substituto provisório da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), o Recibo Provisório de Serviços (RPS) contém basicamente as mesmas informações que precisam ir na NFS-e, como nome, CPF/CNPJ do prestador e do tomador de serviços, a descrição do serviço prestado e o seu respectivo valor.
Dessa maneira, autônomos ou pessoas físicas que não possuem CNPJ não podem utilizar o RPS – é preciso que a empresa esteja registrada na Junta Municipal da cidade e autorizada a emitir as notas fiscais.
Fique de olho!
Qual a diferença do RPS para a nota fiscal
Apesar de conterem informações similares, o Recibo Provisório de Serviços (RPS) não é a mesma coisa que a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e) e tampouco a substitui.
A principal diferença reside no fato de que o RPS é temporário e, portanto, o documento perde a validade dentro do prazo estipulado por cada Prefeitura.
Assim, não é possível, por exemplo, fazer o balanço contábil da empresa ao final do mês ou ano com os RPS emitidos, pois o recibo não é permanente.
Vale ponderar, ainda, que apesar de facilitar muito a vida do empreendedor, não são todos os municípios que permitem a emissão do RPS. Dependendo de onde a sua empresa atua, ela terá que emitir a NFS-e de forma imediata.
Convertendo o RPS em NFS-e
Para converter o Recibo Provisório de Serviços (RPS) em Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) não é muito difícil.
Como é algo já corriqueiro das empresas, os sistemas das Prefeituras já estão preparados para realizar essa conversão de forma fácil, rápida e simplificada.
Geralmente, basta acessar o emissor de notas fiscais do órgão e enviar o RPS por texto ou arquivo no formato XML.
Após a confirmação de todas as informações presentes, que virão também na NFS-e, é só emiti-la baseada nesses dados.
Pronto!
RPS e gestão tributária: utilizando o recibo a seu favor
As empresas que souberem utilizar o Recibo Provisório de Serviços a seu favor têm muito a ganhar em suas respectivas gestões tributárias.
Isso porque a companhia não precisa emiti-lo apenas em casos de falta de energia ou inacessibilidade do sistema da Prefeitura, como citamos anteriormente.
Em alguns casos, pode ser necessário atender a prazos legais para a emissão da nota fiscal. E, se isso não for possível de se realizar a tempo, o RPS pode ser utilizado como uma boa solução temporária.
Algumas situações contratuais também podem exigir a emissão imediata de um comprovante de prestação de serviços, mesmo que a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) completa não possa ser gerada imediatamente.
Também para estes casos, o RPS se mostra como um grande aliado da contabilidade da empresa!
Suas obrigações fiscais em boas mãos: conte com a B2B Contabilidade
Apesar da não complexidade da emissão do RPS e sua posterior conversão em NFS-e, é importante observar que a sua utilização pode variar de acordo com a legislação tributária e as normativas específicas de cada município.
Dessa forma, é importante e recomendado sempre verificar as regras locais e garantir conformidade com a legislação vigente ao utilizar o RPS.
Para você não ter que se preocupar, a B2B Contabilidade pode fazer isso pela sua empresa!
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