DEFIS: um guia essencial para empresas no Simples Nacional
A sua empresa está enquadrada no regime tributário do Simples Nacional?
Se sim, é necessário você ficar de olho na DEFIS, uma declaração tributária obrigatória para todas as organizações que são optantes do Simples.
A melhor maneira de se evitar problemas com a Receita Federal e o Fisco é se planejando e tendo um controle rígido sobre as suas finanças e tributações relacionadas.
E a DEFIS com certeza deve estar incluída nesse planejamento!
Quer saber mais?
Confira este guia completo que preparamos sobre a declaração!
O que é a DEFIS
Muitas vezes confundida com o IRPJ ou Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, a DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.
Como o próprio nome já adianta, neste documento, deverão constar todas as informações econômicas, sociais e fiscais da empresa referentes ao ano anterior, como informações sobre receitas, despesas, folha de pagamento, entre outros aspectos relevantes para a tributação.
A DEFIS é uma declaração anual, sendo assim, como estamos em 2024, o documento deste ano deverá ser referente ao ano de 2023.
Quem precisa entregar a DEFIS
A DEFIS não é obrigatória para todas as empresas, apenas as que aderiram ao regime tributário simplificado do Simples Nacional.
No entanto, há exceções mesmo entre as organizações optantes deste regime, que variam de acordo com critérios específicos, como faturamento anual e atividades desenvolvidas, que determinam a obrigatoriedade da declaração.
Por exemplo, quem é microempreendedor individual (MEI) não precisa declarar a DEFIS.
No caso deste tipo de empresário, existe a DASN SIMEI, onde, basicamente, o gestor coloca quanto faturou no ano-base.
Do contrário, as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) são obrigadas a declarar e transmitir a DEFIS, correndo o risco de serem penalizadas caso não o façam. Falaremos melhor sobre isso mais à frente.
Como preencher a DEFIS
O preenchimento da DEFIS é feito todo de forma online, utilizando o mesmo acesso para o PGDAS-D, o Programa Gerador de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório.
O PGDAS-D pode ser acessado no Portal do Simples Nacional, via Código de Acesso ou pelo e-CAC.
Para gerar o código de acesso usado no Portal do Simples Nacional, basta acessar este link. Ao clicar no ícone do Certificado Digital, o usuário será direcionado para o Portal e-CAC, que permitirá o acesso via Gov.br.
Quais informações não podem faltar
Ganhos de capital
Deve-se detalhar os ganhos de capital obtidos durante o período abrangido pela declaração, ou seja, durante 2023.
Total de despesas
É fundamental listar todas as despesas incorridas pela empresa ao longo do período declarado, de custos com aluguel, luz, telefone e água, a pagamentos de salários e bonificações.
Lucro contábil (se aplicável)
Se a empresa calcular o lucro contábil, este valor deve ser incluído na declaração.
Dados pessoais e rendimento dos sócios
Informações completas sobre os sócios da empresa, incluindo seus dados pessoais e rendimentos, devem constar na DEFIS.
Número de colaboradores
Quantos colaboradores haviam no início do período declarado? E no final?
Não se esqueça de também preencher a sua DEFIS com essas informações!
Saldo bancário ou em caixa
Deve-se, ainda, informar o saldo bancário ou em caixa no início e no final do período da declaração.
Mudança de endereço (se aplicável)
Caso a empresa tenha mudado de endereço durante o período, essa informação deve ser atualizada na DEFIS.
Estoque inicial e final
Se a sua empresa trabalhar com algum tipo de estoque, dados sobre ele, de forma inicial e final, também deverão ser incluídos na declaração.
Aquisições, transferências e saída de mercadorias
Aqui, literalmente, você deverá registrar o total de aquisições, transferências e saídas de mercadorias durante o período declarado.
Autos de infração pagos ou com decisão administrativa
Se a empresa tiver pagado autos de infração ou estiver sujeita a decisões administrativas, essas informações devem ser registradas na DEFIS.
Prestação de serviços de transporte de carga interestadual e comunicação
Por fim, caso a organização preste serviços de transporte de carga interestadual ou serviços de comunicação, essas atividades devem, de igual maneira, vir detalhadas na declaração.
Prazo para entrega da DEFIS 2024 e possíveis penalidades
Como dissemos anteriormente, a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais é uma declaração anual e, portanto, como as demais declarações e impostos brasileiros, deve ser transmitida no início do ano.
O prazo para entrega em todos eles é até o dia 31 de março.
Portanto, as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional têm até as 23h59 do dia 31 de março de 2024 para transmitirem a declaração.
Não existem multas ou taxas para quem não faz o envio da DEFIS dentro deste tempo.
Apesar disso, caso não seja entregue, o contribuinte não poderá mais gerar as suas guias mensais de recolhimento, o que, aí sim, poderá acarretar juros e maiores custos pela falta de pagamento, além da possível inativação das inscrições municipal e estadual, impedimento na emissão de notas fiscais e até mesmo perda do CNPJ.
Não vale dar bobeira, né?
Os principais benefícios da DEFIS para as empresas
Fora a conformidade fiscal e a garantia de que a sua companhia está em dia com a Receita Federal, preencher e declarar a DEFIS da forma correta e dentro do prazo traz outros diversos benefícios.
Como:
- Maior transparência financeira para a sua empresa;
- Garantia de estar mantendo o seu planejamento tributário em dia;
- Melhor gestão fiscal e tributária;
- Possibilidade de acesso a benefícios fiscais e/ou segurança de mantê-los por mais tempo; e
- Análise de resultados da empresa para extração de insights e tomada de decisão mais informada.
Vale lembrar que, em caso de maiores dúvidas, a Receita Federal também possui um manual completo do PGDAS-D e da DEFIS, que pode ser utilizado e consultado a qualquer momento.
Agilize o envio da sua DEFIS
O dia 31 de março de 2024 já está quase aí e, se você ainda não preencheu e enviou a sua DEFIS, ainda dá tempo.
Quer saber como simplificar e agilizar e ainda mais esse envio?
Conte com a assessoria fiscal e tributária da B2B Contabilidade!
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