Tudo o que você precisa saber sobre o DFe
As facilidades digitais estão reduzindo as burocracias e facilitando a vida de empreendedores em todo o mundo. No âmbito da gestão de negócios, uma das mais importantes funcionalidades surgidas em tempos de internet presente em todos os lugares foi o DFe, ou documento fiscal eletrônico.
Hoje, você vai entender tudo sobre o DFe: o que é, como funciona e como ele pode facilitar a vida de empresários e setores administrativos das empresas.
Confira!
O que é o DFe?
A sigla DFe se refere a Documento Fiscal Eletrônico. Esses documentos têm a mesma validade daqueles emitidos em papel, mas se apresentam em formatos digitais, como o pdf.
Dessa forma, um DFe pode ser armazenado em um computador, celular ou cartão de memória, além de poder ser facilmente enviado por email, de acordo com a necessidade.
Quais documentos fiscais existem de forma eletrônica?
Vários documentos fiscais já existem em formato eletrônico. Alguns dos mais conhecidos deles são:
Nota Fiscal Eletrônica (NFe) – Utilizada há muitos anos e conhecida de empreendedores de todo o Brasil, ela substitui a nota fiscal impressa no registro de transações entre empresas.
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFCe) – Substitui a nota fiscal do consumidor comum, aquela que sempre recebemos quando compramos um item no supermercado ou em uma loja do shopping. A versão digital costuma ser enviada para os consumidores por email.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) – É o substituto eletrônico do tradicional Conhecimento de Transporte impresso. Esse documento tem como objetivo registrar o transporte de cargas entre empresas.
Manifestação do Destinatário Eletrônica (MDFe) – Esse documento existe para registrar a concordância ou não do destinatário de uma NFe ou CTe em relação a uma transação comercial.
Carta de Correção Eletrônica (CCe) – Documento utilizado para corrigir informações da NFe após a sua emissão, como uma retificação.
Quais as vantagens do DFe para as empresas?
O surgimento do DFe mudou profundamente o cotidiano das empresas. Há 30 anos atrás, setores como a contabilidade e o RH tinham verdadeiros arquivos com uma enorme quantidade de pastas contendo documentos das mais diversas naturezas.
A própria manutenção desses documentos em arquivo demandava trabalho de limpeza para evitar mofo e traças, além da instrumentação de elementos de segurança para evitar incêndios, uma vez que o papel é altamente inflamável.
Outra geração de demanda envolvida na emissão de documentos em papel era o transporte e a própria emissão dos documentos. Muitos só podiam ser emitidos in loco, em um órgão público específico, para depois serem transportados até a empresa.
Todas essas etapas ou já desapareceram ou estão caindo em desuso com o DFe. Os documentos fiscais eletrônicos simplificam toda essa logística, uma vez que podem ser emitidos e armazenados digitalmente, além de mais facilmente compartilhados entre os diferentes setores de uma companhia.
Para elencar, algumas das principais vantagens do DFe para as empresas são:
- Acessibilidade – O DFe pode ser facilmente acessado de qualquer lugar que tenha conexão com a internet. Pode ser também compartilhado de maneiras simples com os grupos de trabalho que necessitam desses documentos para cumprirem suas funções.
- Retificação – O DFe, de uma forma geral, permite, rapidamente, que o emissor faça retificações, ou seja, faça edições em informações que eventualmente tenham sido preenchidas de forma errada. Tudo através da internet.
- Agilidade – O processo de emissão de um DFe é muito mais ágil do que a forma tradicional. O emissor não precisa se deslocar para um local específico e nem enfrentar filas.
- Racionalização – Os documentos fiscais de natureza digital promovem uma grande racionalização de recursos, tanto financeiros, quanto naturais. Além de eliminar gastos com deslocamentos e com a manutenção de grandes estruturas de arquivos físicos, eles também economizam a emissão de papel, reduzindo o impacto ambiental.
Cuidado com a segurança!
No entanto, toda a facilidade também pode expor documentos sensíveis de uma empresa na internet. Por isso, junto com a facilidade representada pelo DFe, veio também o risco de invasão de dados através de brechas de segurança na rede das corporações.
Portanto, para assegurar a integridade das informações fiscais de uma empresa, é válido investir em recursos de segurança como antivírus, criptografia e troca periódica das senhas utilizadas por empresários e equipes de apoio ligadas à operação fiscal do negócio.
Como emitir um DFe?
Existem diferentes documentos fiscais eletrônicos, como já vimos, portanto, existem diferentes formas de fazer a emissão deles.
Normalmente, cada DFe existente, vai demandar um aplicativo, software ou site relativo ao funcionamento de um setor da administração pública responsável pela cobrança daquele tributo.
Para emissão das notas fiscais eletrônicas, empresas do Simples Nacional, por exemplo, precisam fazer um cadastro na Secretaria da Fazenda do estado a que pertencem.
Qual a diferença entre a NFe e a DFe?
Para entender a diferença entre a NFe e a DFe é preciso relembrar o conceito dessas duas siglas.
DFe é todo documento fiscal eletrônico, uma sigla que indica um conjunto de documentos que podem ser emitidos e armazenados de forma digital. A NFe ou nota fiscal eletrônica é um tipo de documento fiscal em formato eletrônico. Resumindo, a NFe é um tipo de DFe.