ECD: regras atualizadas e os principais cuidados para a sua empresa

Desde quando foi criado, em 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) se tornou um velho conhecido de empreendedores e gestores contábeis e fiscais de corporações. Esse sistema, criado pelo Governo Federal, concentra o recebimento das obrigações fiscais e contábeis das empresas.

Dentro desse universo de documentos está a Escrituração Contábil Digital (ECD). A ideia central dessa ferramenta é concentrar em um ambiente online, procedimentos que anteriormente eram realizados em plataformas físicas, como livros de registro em papel.

Dessa forma, o processo ganha em transparência, segurança e agilidade na transmissão dos dados, além de tornar a comunicação com o Fisco mais veloz e facilitar a fiscalização.

Hoje você vai entender como funciona o ECD, as suas regras e a quais detalhes a sua empresa precisa estar atenta para estar em conformidade com as obrigações desse sistema.

Em detalhes: o que é a ECD?

Já falamos que o principal objetivo da ECD é substituir os arquivos físicos pelo formato digital, trazendo mais agilidade e segurança à transmissão de dados.

Porém, existem outros detalhes bastante importantes que são exigidos justamente por conta da digitalização desses documentos.

Entre os documentos que devem ser transmitidos de maneira digital ao Fisco estão:

• Livro diário e auxiliares;
• Livro razão e auxiliares;
• Livro balancete diário, com balanços e fichas de lançamentos comprobatórios.

Os arquivos gerados são transmitidos ao Repositório Nacional do SPED, que se encarrega de realizar a recepção, validação, armazenamento e autenticação dos dados, disponibilizando-o posteriormente às juntas comerciais.

A autenticidade do arquivo digital deve ser garantida por meio de uma assinatura digital, utilizando-se um certificado de segurança do tipo A1 ou A3, emitido por uma entidade autorizada conforme o padrão ICP-Brasil.

Vale destacar que a Escrituração Contábil Digital (ECD) não é a mesma coisa que a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), cujo objetivo é reportar as operações que impactam o cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Embora a ECD seja uma importante fonte de dados para a ECF, as exigências e processos de validação no envio dessas obrigações possuem características distintas.

Quem deve declarar a ECD?

Atualmente, a maior parte das pessoas jurídicas brasileiras já está incluída em algum grau de obrigações relacionadas ao SPED. Especificamente em relação à ECD, as empresas obrigadas a entregar a escrituração são:

• As que estão sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real;
• As que são tributadas com base no Lucro Presumido que distribuírem lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), em valor superior à base de cálculo do imposto, após a dedução de todos os tributos e contribuições aplicáveis;
• As entidades imunes e isentas que, no ano-calendário, tenham auferido receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios ou ingressos assemelhados cuja soma ultrapasse R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais) ou o valor proporcional ao período de escrituração contábil;

Também estão obrigadas a apresentar a ECD, em livro próprio, as Sociedades em Conta de Participação (SCP), quando se enquadrarem nos critérios de obrigatoriedade.

Estão dispensadas da entrega da ECD as sociedades empresariais e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, exceto em casos específicos estabelecidos pela legislação. Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas também estão isentos da obrigação de entrega.

Além disso, as pessoas jurídicas inativas, aquelas que não realizaram qualquer atividade operacional, patrimonial, financeira ou de investimento no mercado financeiro ou de capitais durante o ano-calendário, também estão dispensadas de entregar a ECD.

Como fazer a declaração ECD?

Na ECD, devem ser apresentados três documentos principais, todos assinados digitalmente com o uso de certificado digital. São eles:

Livro Diário

Documento obrigatório que registra todas as movimentações contábeis da empresa, incluindo lançamentos que alterem a situação patrimonial. Este é o principal livro da escrituração contábil, servindo como base para todas as demais informações financeiras.

Livro Razão

Nele são controlados os saldos de todas as contas patrimoniais registradas no Livro Diário, detalhando os valores a pagar e a receber, além de outros ativos e passivos. É um documento essencial para o acompanhamento detalhado das finanças da empresa.

Livro de Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos

Neste livro, as movimentações do Livro Razão são apresentadas de forma resumida, destacando apenas a natureza das operações (débito ou crédito) e os saldos das contas contábeis. Essas informações são fundamentais para a elaboração do balanço patrimonial e para a identificação de possíveis inconsistências financeiras.

Além desses, existem os Livros Auxiliares, que podem ser classificados em sociais, fiscais ou administrativos. A exigência de entrega desses documentos varia conforme as determinações dos órgãos fazendários competentes.

Qual o prazo para envio da ECD?

Em 2024, o prazo para entrega da ECD se encerrou em 28 de junho. É importante que os gestores acompanhem os informes emitidos pelo SPED para acompanhar a data-limite para entrega dos documentos a cada ano.

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Um detalhe importante sobre a ECD é que essa escrituração só pode ser realizada por um profissional da área contábil, como um contador. São esses especialistas que detém a qualificação técnica necessária para organizar e conferir adequadamente os documentos a serem enviados para o Fisco.

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