ICMS ST no Simples Nacional: quando sua empresa pode ser isenta

O ICMS ST — Substituição Tributária — é uma das maiores dores de cabeça para empresas enquadradas no Simples Nacional, especialmente no comércio atacadista e varejista. Muitos empresários acreditam que, por estarem no regime simplificado, estão automaticamente isentos da obrigação. Mas não é bem assim.

A verdade é que existem situações legais em que a empresa pode ser dispensada de pagar ICMS ST, ou pelo menos reduzir significativamente sua incidência, desde que bem orientada por uma contabilidade especializada.

Neste artigo, você vai entender como funciona a Substituição Tributária no contexto do Simples Nacional, quando é possível deixar de recolher esse imposto e quais estratégias fiscais estão disponíveis para que sua empresa evite a bitributação e preserve sua margem de lucro.

O que é ICMS ST e como ele afeta empresas do Simples Nacional

O ICMS ST é um mecanismo criado para facilitar a arrecadação do ICMS nas operações com mercadorias sujeitas a substituição tributária. Na prática, o imposto é recolhido de forma antecipada por um contribuinte substituto (normalmente a indústria ou o importador), e repassado ao fisco em nome dos elos seguintes da cadeia.

Mesmo empresas do Simples Nacional podem ser obrigadas a pagar o ICMS ST, uma vez que ele não está incluído no DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Ou seja, o valor deve ser recolhido à parte, o que impacta diretamente no caixa e na formação de preço do negócio.

Esse é um dos fatores que mais comprometem a competitividade de micro e pequenas empresas, especialmente nos setores de comércio atacadista, alimentos e bebidas, cosméticos, material de construção e autopeças.

Quando é possível não pagar ICMS ST no Simples Nacional

Embora o recolhimento do ICMS ST seja regra em muitas situações, existem cenários e estratégias legais em que é possível evitar esse custo extra. A seguir, apresentamos os principais:

1. Convênios e protocolos não vigentes no estado de origem

O ICMS ST depende da existência de convênios ou protocolos firmados entre estados. Ou seja, se a operação interestadual ocorrer entre estados sem acordo vigente, a substituição tributária pode ser afastada. Isso é muito comum em operações oriundas do Espírito Santo, que historicamente tem menos protocolos firmados.

Exemplo: se sua empresa está no Espírito Santo e compra de um estado que não possui protocolo com o ES, pode não haver exigência de ICMS ST.

2. Produto fora do regime de substituição no estado de destino

Nem todos os produtos são sujeitos ao ICMS ST. Cada estado define, por meio de legislação própria, os produtos que estão dentro do regime. Assim, se o produto comercializado não estiver listado na legislação do estado de destino, o imposto não será exigido.

3. Regimes especiais ou benefícios fiscais regionais

Empresas localizadas em estados com regimes especiais de tributação — como COMPETE-ES no Espírito Santo — podem obter reduções, isenções ou diferimentos que impactam diretamente a obrigatoriedade de recolher o ICMS ST. É essencial verificar se há algum incentivo fiscal aplicável à sua atividade e produto.

4. Operações para consumidor final em vendas interestaduais

Algumas operações destinadas ao consumidor final não contribuem para o ICMS ST, especialmente quando realizadas via e-commerce ou delivery, com nota fiscal emitida para pessoa física. Isso pode gerar oportunidades para negócios digitais.

5. Reembolso ou recuperação do ICMS ST pago indevidamente

Se sua empresa já recolheu ICMS ST em situações não obrigatórias, é possível recuperar esse valor via restituição ou compensação tributária, com o suporte de uma contabilidade especializada.

Como reduzir a carga tributária com assessoria contábil estratégica

Evitar o pagamento de ICMS ST exige mais do que boa vontade: é preciso conhecimento técnico e domínio da legislação tributária de cada estado envolvido na operação. Uma análise precisa da NCM, do CFOP e da origem-destino da mercadoria pode revelar oportunidades valiosas.

Empresas que contam com uma contabilidade especializada em benefícios fiscais e planejamento tributário, como a B2B Contabilidade, têm acesso a:

• Avaliação constante das regras de ICMS ST por produto e estado
• Simulações de impacto financeiro com e sem substituição tributária
• Apoio na obtenção de regimes especiais ou incentivos
• Recuperação de ICMS ST pago indevidamente
• Estratégias de logística fiscal para reduzir a carga tributária interestadual

Quanto sua empresa pode economizar evitando o ICMS ST

Para ilustrar o impacto do ICMS ST na rotina tributária de empresas optantes pelo Simples Nacional, considere o seguinte exemplo prático:

Suponha que uma empresa atacadista, enquadrada no Simples Nacional, realize vendas mensais de R$ 100.000 em mercadorias sujeitas à Substituição Tributária — como alimentos industrializados, bebidas ou produtos de higiene. Sua margem de lucro sobre os produtos é de 40%, valor comum no comércio.

Cenário 1 – Com ICMS ST recolhido antecipadamente

• Valor da nota de compra: R$ 100.000
• MVA (Margem de Valor Agregado): 40%
• Base de cálculo presumida para ST: R$ 140.000
• Alíquota média de ICMS: 18%

Neste cenário, o ICMS ST é recolhido na entrada da mercadoria, resultando em um imposto antecipado de:

ICMS ST = R$ 140.000 x 18% = R$ 25.200

Esse valor é pago mesmo antes da venda ao consumidor, impactando o fluxo de caixa e a formação de preço da empresa.

Cenário 2 – Sem incidência de ICMS ST (produto fora da lista ou operação interestadual sem protocolo)

Neste caso, a empresa:

• Recolhe o ICMS via DAS (dentro do Simples Nacional)
• Não paga ST adicional
• Tem maior controle sobre o caixa e pode precificar com mais margem

Economia potencial

Diferença entre os cenários: R$ 25.200/mês
Economia anual estimada: R$ 302.400

Essa economia é significativa e pode ser direcionada para reinvestimento, capital de giro, contratação de equipe ou ampliação de estrutura.

Conclusão

Embora o ICMS ST represente um grande desafio para empresas do Simples Nacional, existem alternativas legais para evitar seu recolhimento ou minimizar seus efeitos. O segredo está em conhecer profundamente a legislação tributária, planejar corretamente suas operações e contar com uma equipe contábil atualizada e estratégica.

A redução da carga tributária pode ser o diferencial que sua empresa precisa para aumentar a competitividade e escalar com segurança.