Eficiência financeira: o que você precisa saber sobre invoice

Quem lida com serviços de importação e exportação deve ter em mente o funcionamento de uma invoice e suas principais diferenças para a nota fiscal brasileira comum. 

Isso porque, apesar de serem semelhantes em seu conceito, cada uma serve para um propósito diferente. 

Preencher e emitir uma invoice da forma correta é imprescindível para as operações de uma empresa que lida com o comércio exterior. Além da eficiência financeira, ela garante direitos e permite uma maior conformidade fiscal. 

Vamos falar um pouco mais sobre esse assunto hoje? 

Acompanhe a leitura!

Invoice: o que é e para que serve

Invoice, em tradução livre do inglês para o português, significa fatura. 

Podendo ser encontrado, ainda, como commercial invoice, professional invoice, international invoice ou invoice internacional, este documento funciona como uma nota fiscal para quem trabalha com empresas ou pessoas físicas em outros países. 

Com emissão obrigatória para transações a partir de três mil dólares, é a partir da invoice que uma compra ou venda de produto ou serviço é faturada, bem como pode ser formalizada a respectiva intenção desta operação

Ou seja, também é possível usar o documento como uma proposta ou orçamento, sem valor fiscal. 

Existem diversos tipos e modelos de invoice disponíveis na internet, que podem ser personalizados e editados de acordo com as necessidades da negociação. 

Neste caso, a melhor recomendação é procurar um escritório de contabilidade especializado no assunto, como a B2B Contabilidade, para que seja utilizado o formato correto, sem causar maiores problemas lá na frente. 

Leia também: Consultoria fiscal na importação e seus benefícios financeiros 

Qual a diferença da invoice para a nota fiscal 

Apesar de servirem a um mesmo propósito, a principal diferença da invoice para a nota fiscal é o fato de que a primeira serve para operações internacionais e a segunda para operações nacionais. 

Além disso, a invoice não é um documento oficial e pode ser emitido pelo prestador de serviço diretamente. 

Ao contrário da nota fiscal, que é oficial e deve ser emitida pelo órgão responsável, a prefeitura do município onde a empresa está localizada ou o Governo Federal.  

Emitir uma invoice tampouco extingue a obrigação da empresa de emitir os documentos oficiais brasileiros. 

Desta forma, a empresa seguirá emitindo, também, a NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços), a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias) e/ou a NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica.

Quais são os elementos que não podem faltar em uma invoice

Como dito anteriormente, existem variados modelos de invoice, cada uma com suas informações mais relevantes.

No entanto, alguns elementos são comuns a todas ou quase todas elas, e não podem faltar no documento. 

São eles: 

• Identificação do emissor e do destinatário;
• Data de emissão;
• Descrição detalhada dos produtos ou serviços – estar de acordo com o NCM é essencial;
• Detalhes financeiros, como a moeda utilizada e o valor total da transação;
• Termos e condições de venda (INCOTERMS);
• Informações de logística, como locais de embarque e desembarque do produto ou serviço;
• Assinatura do emissor.

Vale ressaltar que a invoice deve estar no idioma do país que está recebendo o serviço ou em inglês, a língua oficial do comércio exterior e, lembrando, só é obrigatória em casos de operações maiores que três mil dólares. 

Caso seja feita em outra moeda, é necessária a conversão para verificação desta obrigatoriedade.

Confira ainda: NCM atualizado: Guia Prático para aplicação em notas fiscais 

A importância da invoice para uma maior eficiência financeira 

Como um documento fiscal, emitir a invoice garante conformidade com as leis e um maior controle da sua gestão fiscal, tributária e financeira de maneira geral. 

Além de registrar a operação, com a invoice, a empresa garante uma prova da negociação, que obriga a outra empresa envolvida a pagar pelo serviço prestado ou produto vendido, e facilita até mesmo uma possível cobrança em caso de atrasos no pagamento e afins. 

Isso, é claro, considerando a invoice que não é utilizada como proposta ou orçamento para a negociação. 

Com a nota internacional em mãos, o controle dos tributos, de igual forma, fica mais claro, afinal, alguns impostos podem incidir sobre cada operação, como: 

1. II (Imposto de Importação);
2. IOF (Imposto sobre Operações Financeiras),
3. IE (Imposto de Exportação);
4. Taxas de câmbio, conversão e serviço – a taxa de câmbio, inclusive, é a que pode mudar mais dependendo do dia de fechamento/emissão da invoice – é preciso estar atento(a);
5. ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços);
6. ISS (Imposto sobre Serviços); e
7. IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). 

Claro que isso tudo irá variar de acordo com a transação realizada, os valores e o país da transação. 

Por isso, fica registrada novamente a importância de se ter um analista contábil ao lado para te auxiliar. 

Como emitir uma invoice da forma correta 

Emitir ou gerar uma invoice não é uma tarefa muito complicada se o empresário ou empresária segue o passo a passo adequado. 

Após encontrar o modelo certo e referente à compra ou venda realizada, basta preencher com todas as informações e enviar para a empresa que contratou o serviço ou comprou o produto. 

É importante que o documento seja gerado em três vias, todas assinadas e carimbadas pela empresa que o está emitindo, ou seja, a empresa que prestou o serviço ou vendeu o produto. 

Alguns sistemas de emissão de notas fiscais, das próprias prefeituras dos municípios, também podem gerar uma nota fiscal de serviços internacionais. 

Existem, ainda, sistemas externos especiais e voltados apenas para as transações de comércio exterior. 

Consulte o seu contador para maiores esclarecimentos e orientação quanto ao que é melhor para a sua empresa.

Para concluir 

Agora que você já sabe tudo sobre invoice, para que ela serve, seus principais elementos e diferenciais para a nota fiscal, como emitir e a sua importância para maior eficiência financeira, não deixe de contar com a B2B Contabilidade. 

Com o objetivo de facilitar e orientar as empresas nas operações comerciais internacionais, oferecemos assistência e assessoria para garantir conformidade legal, eficiência e redução de custos nas importações e transações.

Entre em contato com a nossa equipe e saiba mais! Estamos aqui para te ajudar!