Obrigações acessórias: checklist essencial para empresários

No cenário tributário brasileiro, além do pagamento de impostos (obrigações principais), as empresas devem cumprir diversas obrigações acessórias. Essas obrigações envolvem a entrega de declarações, manutenção de registros e emissão de documentos fiscais, fundamentais para a conformidade legal e o bom funcionamento do negócio.

Segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), mais de 95% das empresas pagam mais impostos do que realmente deveriam. Uma das principais causas para isso é a falta de planejamento tributário, fazendo com que as organizações percam prazos ou enviem documentos de maneira incorreta.

Neste texto, vamos falar sobre as obrigações acessórias para micro e pequenos negócios, além de mostrarmos como sistemas de gestão podem ajudar a automatizar o cumprimento dessas obrigações.

O que são as obrigações acessórias?

As obrigações acessórias são deveres administrativos que complementam as obrigações tributárias principais. Elas incluem a emissão de notas fiscais, escrituração de livros contábeis e fiscais, e o envio de declarações periódicas aos órgãos competentes. Embora não envolvam diretamente o pagamento de tributos, são essenciais para a fiscalização e transparência das operações empresariais.

Importância de cumprir as obrigações acessórias

É muito importante que as empresas cumpram devidamente as suas obrigações acessórias, pois isso garante a sua regularidade fiscal, já que elas servem como uma forma de controle e fiscalização por parte do governo, permitindo com que as autoridades tributárias verifiquem se as organizações estão pagando corretamente os seus tributos.

Caso essas obrigações não sejam entregues por algum motivo ou feitas de forma incorreta, poderão se converter em multas, sanções e até mesmo em complicações legais para a empresa, o que pode impactar negativamente a sua reputação e as suas operações.

Quais são as principais obrigações acessórias para micro e pequenas empresas?

As micro e pequenas empresas no Brasil têm uma série de obrigações acessórias que devem ser cumpridas para manterem sua regularidade fiscal. Essas obrigações variam de acordo com o tipo de empresa, como MEI, ME e EPP. A seguir, detalhamos as diferenças entre esses tipos de organizações e suas principais responsabilidades.

Diferenças entre MEI, ME e EPP

No contexto das micro e pequenas empresas, as classificações são definidas principalmente pelo faturamento anual e pelo porte do negócio:

• Microempreendedor Individual (MEI): Empreendedores individuais com faturamento anual de até R$ 81 mil e que empregam, no máximo, um funcionário.
• Microempresa (ME): Empresas com faturamento anual de até R$ 360 mil.
• Empresa de Pequeno Porte (EPP): Negócios com faturamento anual entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões.

Cada uma dessas categorias possui obrigações acessórias específicas, que variam conforme o regime tributário e a estrutura organizacional.

Obrigações acessórias para MEI

O MEI tem um regime simplificado com menos obrigações acessórias em relação a outros modelos empresariais. As principais obrigações são:

• Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI): Deve ser entregue até o último dia útil de maio, contendo informações sobre o faturamento do ano anterior.
• Relatório Mensal de Receitas Brutas: Embora não precise ser enviado, é essencial manter o controle mensal das receitas para organização contábil.
• Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP): Obrigatória apenas se o MEI tiver um funcionário contratado.
• Emissão de Notas Fiscais: Obrigatória para vendas ou serviços prestados a pessoas jurídicas, sendo facultativa para vendas a pessoas físicas.

Obrigações acessórias para ME

As microempresas têm mais obrigações em comparação ao MEI. Entre as principais obrigações estão:

• Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS): Necessária para as empresas optantes pelo Simples Nacional, enviada até o último dia de março do ano seguinte.
• Escrituração Fiscal Digital (EFD): Obrigatória para empresas que recolhem ICMS e IPI ou optam pelo Lucro Presumido.
• Guia de Recolhimento do FGTS e Informções à Previdência Social (GFIP): Deve ser enviada mensalmente em caso de existência de funcionários.
• Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e): Relacionadas a todas as operações comerciais ou de prestação de serviços.

Obrigações acessórias para EPP

As Empresas de Pequeno Porte possuem obrigações semelhantes às microempresas, com algumas diferenças em função do porte e do faturamento:

• Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS): Obrigatória para optantes do Simples Nacional.
• Escrituração Contábil Digital (ECD): Parte do SPED, deve ser enviada anualmente.
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF): Substitui a antiga DIPJ e é obrigatória para empresas fora do Simples Nacional.
• Guia de Recolhimento do FGTS e Informções à Previdência Social (GFIP): Entregue mensalmente, caso haja funcionários.

Como micro e pequenas empresas podem se organizar para cumprir as obrigações acessórias?

Manter-se em conformidade fiscal é indispensável para evitar penalidades e preservar a regularidade da empresa. Algumas práticas podem ajudar:

• Crie um calendário fiscal: Registre todos os prazos das obrigações acessórias e organize as atividades com antecedência.
• Organize a documentação: Arquive notas fiscais, comprovantes de pagamento e registros contábeis de forma sistemática para facilitar o acesso e consulta.
• Invista em software de gestão: Utilize ferramentas que automatizem a geração de relatórios e submissão de declarações, como sistemas ERP integrados.
• Realize treinamentos: Capacite sua equipe contábil para que estejam atualizados sobre mudanças na legislação tributária.
• Consulte especialistas: Contrate uma consultoria contábil para orientação sobre a gestão fiscal e cumprimento das obrigações acessórias.

Quais as consequências de não cumprir as obrigações acessórias?

O descumprimento das obrigações acessórias pode trazer diversos impactos negativos, como multas, juros de mora ou até a suspensão das atividades da empresa.

Cumprir as obrigações acessórias é essencial para garantir a sustentabilidade e a competitividade da empresa no mercado, por isso, se você é empresário, certifique-se de estar atento e criar rotinas para a execução das suas obrigações fiscais.